Îmbunătățirea proceselor de afaceri înseamnă să analizezi felul în care lucrezi acum și să faci ajustări astfel încât să obții rezultate mai bune și un profit mai mare. În acest articol vei descoperi șapte metode prin care poți optimiza procesele actuale, reduce pierderile de timp și crește eficiența — totul ca să îți aducă un plus real în activitatea ta și în profitabilitatea afacerii.
Dacă o firmă ar decide să rămână mereu la fel, fără să evolueze, mai devreme sau mai târziu s-ar prăbuși. Inovația înseamnă schimbare, iar dacă nu te adaptezi la ceea ce caută și așteaptă clienții, nu vei vedea o creștere reală. De aceea, multe organizații aleg să folosească metodologii de îmbunătățire a proceselor: pentru a-și ajusta modul de lucru astfel încât să răspundă nevoilor clienților și să rămână competitive.
7 metode de îmbunătățire a proceselor
Există mai multe metode prin care poți analiza și eficientiza felul în care lucrezi, astfel încât să economisești timp, să reduci costurile și să obții rezultate mai bune. Mai jos sunt șapte dintre cele mai utilizate metodologii de îmbunătățire a proceselor în organizații din întreaga lume.
Metodologia Six Sigma
Six Sigma este o metodologie de îmbunătățire a proceselor care are ca scop reducerea variațiilor din produsul final. Creată în 1986 de inginerul american Bill Smith, angajat Motorola, această metodologie folosește date statistice ca punct de referință pentru ca tu să poți înțelege cât de eficient funcționează procesele tale. Un proces este considerat optimizat atunci când generează mai puțin de 3,4 defecte la un milion de repetări.
Six Sigma este folosită frecvent în producție, pentru că ajută la diminuarea erorilor și a inconsistențelor. Obiectivul este clar: să obții cât mai multă consistență, lucru care, în final, duce la satisfacția clientului.
În Six Sigma există două abordări principale:
- DMAIC – folosit pentru a îmbunătăți procese existente.
- DMADV – folosit pentru dezvoltarea unor procese noi.
Deoarece noi ne concentrăm pe îmbunătățirea proceselor existente, vom explora metoda DMAIC.
Ce este procesul DMAIC?
DMAIC este o metodă Six Sigma folosită pentru optimizarea proceselor deja existente. Numele vine de la inițialele celor cinci etape:
- Define — definește clar oportunitatea de îmbunătățire.
- Measure — măsoară performanța proceselor tale actuale.
- Analyze — analizează procesul pentru a identifica defectele și cauzele lor.
- Improve — îmbunătățește procesul, eliminând cauzele identificate.
- Control — controlează și monitorizează procesul îmbunătățit, pentru a preveni deviațiile în viitor.
Cea mai mare parte a procesului de îmbunătățire are loc în etapa de analiză. În această etapă se folosește adesea diagrama Ishikawa, cunoscută și ca fishbone diagram (diagramă tip „os de pește”), pentru a vizualiza posibilele cauze ale unei probleme sau ale unui defect.
Capul „peștelui” reprezintă problema principală pe care vrei să o rezolvi. De-a lungul „coloanei vertebrale”, fiecare „os” listează o categorie diferită de factori care ar putea contribui la apariția problemei inițiale. Acest tip de vizualizare te ajută să descoperi cauza reală, nu doar efectul.
Managementul Calității Totale (TQM)
Total Quality Management (TQM) este o abordare orientată spre client, care pune accent pe îmbunătățirea continuă în timp. Această metodologie este folosită frecvent în managementul lanțului de aprovizionare și în inițiative care urmăresc creșterea satisfacției clienților.
În TQM, deciziile se iau pe baza datelor și a indicatorilor de performanță. Atunci când analizezi o problemă, te uiți la indicatorii de succes și decizi ce poți îmbunătăți în proces.
Iată câteva elemente esențiale ale TQM:
- Orientare către client
Scopul final este întotdeauna beneficiul clientului. Atunci când îmbunătățești un proces, întreabă-te: cum influențează această schimbare experiența clientului final? - Implicarea întregii echipe
Spre deosebire de alte metodologii de îmbunătățire a proceselor, TQM implică întreaga echipă — nu doar producția. Poți ajunge să optimizezi inclusiv procese de business, cum ar fi vânzările sau marketingul, dacă ele au impact asupra clientului. - Îmbunătățire continuă
În loc de schimbări majore și rare, urmărești pași mici, constanți, pentru a optimiza procesele în mod continuu. Asta îți permite să te adaptezi rapid atunci când apar schimbări externe. - Decizii bazate pe date
Pentru a îmbunătăți procesele, trebuie să colectezi și să analizezi în mod constant date. Aceste date îți arată unde există ineficiențe și unde merită să investești efort pentru a îmbunătăți. - Focus pe proces
Scopul principal în TQM este îmbunătățirea proceselor. Dacă Six Sigma se concentrează pe reducerea defectelor, TQM se concentrează pe eliminarea ineficiențelor.
Lean Manufacturing
Lean (sau Lean manufacturing / Lean production / producție just-in-time) este o metodă de îmbunătățire a proceselor care urmărește să elimine risipa și să creeze valoare reală pentru client. Conceptul a fost definit de James P. Womack, Daniel Jones și Daniel Roos în cartea „The Machine That Changed the World”, pe baza experienței lor din fabricile Toyota.
Lean se bazează pe cinci principii esențiale:
- Identifică valoarea
Începe prin a defini clar ce înseamnă „valoare” din perspectiva clientului. Ce își dorește cu adevărat? Ce este dispus să plătească? - Maparea fluxului de valoare (Value Stream Mapping)
Analizează întregul flux al procesului — de la cerere până la livrare — și identifică toate activitățile care aduc valoare… și pe cele care nu. - Creează flux (Create flow)
Optimizează procesul astfel încât activitățile să curgă fără pauze, blocaje sau timp mort. Scopul este să lucrezi fără întreruperi inutile. - Stabilește un sistem „pull” (Establish pull)
În loc să produci pe stoc, produci doar atunci când există o cerere reală. Asta reduce risipa și costurile. - Îmbunătățire continuă (Continuous improvement)
Lean nu este ceva ce faci o singură dată. Este o mentalitate. Cauți constant modalități de a elimina risipa și de a face procesul mai eficient.
Îmbunătățire continuă (Kaizen)
Filosofia japoneză Kaizen stă la baza modelului de îmbunătățire continuă. Kaizen pornește de la ideea că viața poate și trebuie îmbunătățită permanent, pentru ca noi să putem trăi mai bine și mai împlinit.
Aceeași logică se aplică și în afaceri: atâta timp cât cauți constant să îmbunătățești procesele, vei putea deveni mai eficient și mai competitiv. Scopul îmbunătățirii continue este să optimizezi activitățile care aduc valoare și să elimini tot ce înseamnă risipă.
Kaizen urmărește eliminarea a trei tipuri de risipă:
- Muda (risipă)
Activități care consumă resurse, dar nu aduc valoare. De exemplu, timp pierdut, stocuri inutile, pași în plus în proces. - Mura (inegalitate / variație)
Supraproducția sau variația care generează dezechilibre — cum ar fi producerea de stocuri în exces. - Muri (supraîncărcare)
Suprasolicitarea resurselor: utilaje uzate, angajați epuizați, procese prea încărcate. - Kaizen înseamnă să faci pași mici și constanți, dar continui. Nu schimbi totul dintr-o dată, ci îmbunătățești puțin câte puțin, zi de zi.
Plan–Do–Check–Act (PDCA)
Ciclul PDCA este o metodă interactivă de rezolvare a problemelor. Este folosită pentru a îmbunătăți procesele și pentru a implementa schimbări. Modelul PDCA a fost creat de Walter Shewhart, care a aplicat metoda științifică în controlul calității economice. Ulterior, W. Edwards Deming a dezvoltat și mai mult conceptul și l-a aplicat pentru îmbunătățirea proceselor, nu doar pentru controlul calității.
PDCA are patru etape principale:
Plan (Planifică)
Identifici problema pe care vrei să o rezolvi și creezi un plan clar pentru a o aborda.Do (Fă)
Pui planul în aplicare la scară mică și testezi soluția.Check (Verifică)
Analizezi rezultatele testului și vezi ce a funcționat și ce nu.Act (Acționează)
Pe baza rezultatelor, decizi dacă vei implementa schimbarea la scară largă sau dacă ai nevoie de o nouă iterare.
PDCA este un ciclu de îmbunătățire continuă – ceea ce înseamnă că poți repeta acești pași ori de câte ori este nevoie, până ajungi la rezultatul dorit.
Analiza „5 Why” (5 De Ce?)
Analiza „5 Why” este o tehnică de îmbunătățire a proceselor folosită pentru a identifica cauza reală a unei probleme. Procesul este extrem de simplu în teorie: aduni persoanele implicate în situația care a generat problema, iar cineva pune întrebarea:
„De ce s-a întâmplat asta?”
Repeți întrebarea de aproximativ cinci ori (sau până când ajungi la cauza principală). Poți folosi un șablon 5 Why pentru a nota răspunsurile, astfel încât totul să fie clar și ușor de urmărit de către toți cei implicați.
Scopul analizei nu este să găsești vinovați, ci să identifici probleme din proces, nu erori umane.
Exemplu:
Problemă: Au crescut reclamațiile clienților legate de produse deteriorate.
De ce s-a întâmplat asta?
Pentru că ambalajul nu a protejat suficient produsele.De ce ambalajul nu a protejat produsele?
Pentru că echipa de testare nu a verificat ambalajul la un nivel mai ridicat de stres.De ce nu a testat echipa ambalajul mai intens?
Pentru că procedura standard arăta că nivelul actual de testare este suficient.De ce procedura standard arată că acest nivel este suficient?
Pentru că procedura a fost creată pentru un produs anterior, nu pentru cel nou, care acum ajunge deteriorat.De ce nu a fost creată o nouă procedură pentru noul produs?
Pentru că șablonul folosit la lansarea produselor noi nu include testarea suplimentară a ambalajului.
În acest exemplu, întrebările „De ce?” te-au ghidat până la eroarea din proces: lipsa unui pas de testare a ambalajului pentru produsele noi. Soluția? Adaugi acest pas în procedura standard.
Managementul Proceselor de Afaceri (BPM)
Business Process Management (BPM) înseamnă analizarea și îmbunătățirea proceselor dintr-o afacere. La fel ca orice organism viu, o afacere crește și se schimbă în timp. Procesele care funcționau perfect atunci când echipa era mică, s-ar putea să nu mai fie eficiente pe măsură ce organizația se dezvoltă și volumul activității crește.
BPM te ajută să identifici blocajele din procese, să automatizezi munca manuală și să găsești strategii pentru a elimina ineficiențele. În general, BPM se desfășoară în cinci pași principali:
- Analyze (Analizează)
Te uiți la procesele actuale și le mapezi cap-coadă. Acest proces este cunoscut ca process mapping (maparea proceselor). - Model (Modelează)
Desenezi sau schițezi cum ai vrea să arate noul proces. În această etapă folosești ceea ce ai descoperit în pasul anterior și creionezi soluțiile dorite. - Implement (Implementare)
Pui în aplicare procesul modelat. Este important să stabilești indicatori de succes pentru a măsura dacă schimbarea aduce rezultatele dorite. - Monitor (Monitorizează)
Verifici dacă schimbarea a funcționat. Indicatorii setați anterior se îmbunătățesc? Procesul merge mai rapid? Apar mai puține erori? - Optimize (Optimizează)
Procesul evoluează în timp, așa că urmărești constant modul în care funcționează și cauți noi oportunități de îmbunătățire.
Ca lider de echipă, unul dintre cele mai valoroase lucruri pe care le poți face este să creezi procese clare și fluxuri de lucru eficiente. Atunci când folosești corect tehnicile de îmbunătățire a proceselor, poți crește productivitatea, reduce timpul pierdut și elimina ineficiențele care îți încetinesc activitatea. Dacă vrei să-ți simplifici munca și să ai o imagine clară asupra tuturor activităților, îți recomand să folosești instrumente de management al muncii. Platforme precum Asana te ajută să standardizezi procesele, să eficientizezi fluxurile de lucru și să menții echipa sincronizată.
Și dacă îți dorești să aprofundezi metode precum Lean, Kaizen, Six Sigma sau BPM, am o veste excelentă pentru tine:
👉 Prin proiectul „Next Digital HR” oferim un curs GRATUIT de Îmbunătățire Procese, finanțat prin Fondul Social European Plus (FSE+), unde înveți pas cu pas cum să aplici aceste metodologii în activitatea ta pentru rezultate reale și măsurabile.Este o oportunitate perfectă să îți dezvolți competențele și să duci performanța echipei tale la nivelul următor — fără costuri pentru tine.
Dacă vrei să faci pasul spre certificare și să profiți de oportunitatea oferită de Next Digital HR, ne poți contacta direct:
📩 E-mail: vanzari@bestsmart.ro
📞 Telefon: 0743 139 396
🌐 Link preinscriere rapida: www.bestsmart.ro
E simplu: ne trimiți un mesaj sau ne suni, iar echipa noastră îți oferă toate detaliile despre înscriere, programul cursurilor și pașii pe care trebuie să îi urmezi.Locurile sunt limitate, pentru că vorbim despre cursuri gratuite finanțate din fonduri europene. Așa că, dacă vrei să fii printre cei 601 angajați care își transformă cariera prin acest proiect, scrie-ne acum!
